Dans cet article je partage mon expérience de 5 ans dans le ministère jeunesse à organiser des dizaines de concert, conférence, tournois de sport, week end, camp. Je vous fais aussi part des plus gros projets que j’ai pu accompagner au travers de Progressif Média.

1. DÉFINIR L’OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT

Pourquoi faire cet événement?
Pour évangéliser? Redynamiser l’église? Attirer des nouvelles personnes à l’église? Motiver une tranche d’âge de l’église? Sensibiliser l’église sur un sujet précis? Donner une bonne image de l’église? Mieux s’intégrer dans le quartier? Surmonter une crise vécue dans l’église et passer un nouveau cap? Susciter la créativité au sein de l’église?

Toute ces questions sont très importantes car elles vont permettre d’éviter toutes frustrations à la fin de l’événement et surtout focaliser l’énergie sur les points importants. Il est ainsi plus facile de voir les fruits et analyser ce qui a marché et ce qui n’a pas marché.
Ce qui est important c’est de ne pas faire un événement parce que les autres le font, parce que cela se fait depuis toujours, parce que ça marche dans telles ou telles églises, parce que c’est le truc du moment à la TV, parce qu’on a toujours rêvé de le faire, ou parce qu’on est capable de le faire.Je pense que la question du pourquoi est la 1ère question à se poser avant de commencer toute mise en place d’un événement : de là va découler la manière de communiquer, le contenu de l’événement, les personnes invitées, le message transmis, l’investissement fourni en temps et en argent.Chaque proposition, idée, doit passer au travers du filtre de l’objectif.

2. Définir le public cible

La question à se poser : pour qui est cet événement? Qui va avoir envie de venir?
Il est important que le contenu de l’événement soit bien ciblé : souvent on veut toucher le maximum de gens et au final personne ne s’y retrouve.
Je crois qu’en ciblant on n’exclut personne, on focalise plutôt notre énergie et nos efforts sur un public afin de mieux le comprendre et répondre à ses attentes pour atteindre l’objectif souhaité.
Une fois la cible choisie en fonction de l’objectif de l’événement, on peut passer à l’analyse de la cible.
Il faut essayer de se mettre à la place de la cible : ses habitudes, ce qu’il aime, ce qu’il attend, son programme habituel, ses réflexions et ses problèmes.
L’événement doit venir répondre à un besoin, qui peut être spirituel, mais aussi physique ou psychique. Un besoin de passer du bon temps avec des amis, de découvrir, de sortir du quotidien, besoin de vivre pour une cause. Il est important de voir ce qu’il apprécie, ce qu’il a l’habitude de voir et de faire. Cela va permettre de l’attirer plus facilement, eu surtout lui proposer un événement qui le satisfera pleinement.

L’autre piège à éviter c’est de croire que parce que cela nous plait, cela va plaire à la cible. Pour savoir si un événement va plaire à la cible concernée, faites une petite enquête auprès de votre entourage, en demandant s’ils connaissent l’intervenant, s’ils sont déjà allés à une soirée de ce genre, s’ils ont l’habitude de sortir pour ce genre de soirée, s’ils regardent ça à la TV.

Voici quelques réflexions qui vont pourront vous aider :

Par exemple si la cible est la famille, il est important de prendre en compte les attentes de chaque génération. On peut faire des programmes séparés (prise en charge des enfants, ou programme spécial ados) ou alors un programme qui unifiera la famille. Par exemple pour un concert, le style de musique joué va définir le volume sonore, qui est un élément important pour les enfants, et les personnes âgées.  L’heure de la représentation est aussi importante car le soir les enfants doivent se coucher tôt, ou alors les jeunes écoliers ou lycéens travaillent en semaine et ne peuvent se permettre de se coucher tard.

Le cible classique d’une église est souvent les non chrétiens, pour cela je pense qu’il est important de se poser 2 questions : est-ce que les membres de mon église connaissent la qualité de l’événement et seront assez fiers de l’église et de l’événement pour inviter un ami, de sorte que cela donne envie?
Est-ce que mon événement est assez attractif pour quelqu’un qui ne connais personne à l’église?

3. Utiliser les dates du calendrier

Nous avons la chance dans le monde francophone d’avoir un background chrétien, beaucoup de gens gardent encore l’habitude de venir à l’église une fois de temps en temps. C’est une occasion unique de surfer sur cette vague. Nous utilisons Noël et Pâques pour faire nos événements tout public!
Les familles ont l’habitude de se retrouver, il sera plus facile pour les membres de votre église d’inviter leurs proches. Il est aussi possible d’utiliser des dates comme la fête des pères, des mères, ou même halloween!

Cela va vous permettre de donner l’image de vivre avec votre temps, et d’être au coeur du paysage culturel de votre ville, mais aussi proche des préoccupation de gens.

4. Mettre en place une bonne communication

La communication est là pour faire parler de l’évènement et donner envie au public ciblé d’y participer. L’idéal est de faire appel à des professionnels des métiers de la communications (graphiste, chargé de communication, webmaster etc..) ou alors des étudiants dans le domaines.

Il existe un mémotechnique pour une bonne communication : la règle des 5 W en anglais : Why – Who – What – Where – When
traduction : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi

Chaque support de communication doit répondre à ces 5 questions.

Le plus important est de transmettre les bonnes informations mais surtout la bonne image de l’événement. A partir du premier support de communication qui va lui être présenté, le public se fera un premier avis sur l’événement. Il est donc important de bien connaître sa cible pour savoir quels sont ses codes et références visuels pour lui parler dans sa langue à lui!

Avant de se lancer dans la réalisation des supports de communication il est important de définir comment nous allons atteindre le public. Est ce que les membres de l’église sont habitués de distribuer des flyers à leurs amis? Est ce que nous possédons une grande liste d’adresses e-mail ou postales, est-ce que notre site est beaucoup visité, est-ce que l’église utilise beaucoup les réseaux sociaux? Est-ce que nous avons accès à des espaces d’affichages dans des rues fréquentées? La publicité sur des journaux locaux peut aussi être une bonne solution.

Il est possible d’économiser beaucoup d’argent en analysant bien la meilleur solution de toucher le public ciblé. Il est possible de réaliser une communication uniquement par le biais des membres de l’église en utilisant des flyers et une publicité sur Facebook.

5. Analyser les succès et non-succès

Chaque événement doit être un tremplin vers le suivant, pour cela il est important de faire face à ce qui a fonctionné et à ce qui n’a pas fonctionné. Pour cela plusieurs solutions : faire une réunion après l’événement pour discuter avec l’équipe principale et faire un bilan en prenant des notes à prendre en compte pour le prochain événement.
Proposer par exemple un jeu concours pour ceux qui répondent à un questionnaire de satisfaction. Vous pouvez ainsi collecter des informations précieuses.

Je crois qu’un bon événement se construit dans la durée, il faut gagner la confiance du public, apprendre à le connaitre, et se perfectionner dans l’accueil et le style de l’événement.

Je crois que dans notre monde francophone il existe quelques classiques qui seront des facilitateurs du succès pour le public non chrétien :
– Un bon concert gospel
– Un repas de qualité
– Un événement dans une salle connue (cinéma, salle de spectacle, etc…)
– Un événement à caractère social (idéal pour l’image auprès des collectivités locales)

Good luck!